¿Sabemos realmente cuándo los pagos no salariales deben entrar al IBC?
En la práctica empresarial, calcular correctamente el Ingreso Base de Cotización (IBC) sigue siendo una responsabilidad crítica que no admite errores. Uno de los puntos más sensibles es el tratamiento de los pagos no constitutivos de salario (PNCS) y el límite del 40% que impone el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010. No todo lo que se excluye del salario puede excluirse automáticamente del IBC, y ese matiz ha sido fuente de sanciones recurrentes por parte de la UGPP.
Lo que ha venido dejando claro la doctrina reciente de la UGPP —especialmente en el radicado 2024112000153911 de enero de 2024— es que cuando los pagos pactados como no salariales superan el 40% de la remuneración total del trabajador, el excedente debe incorporarse al IBC, al menos para efectos de salud, pensión y riesgos laborales. Esta interpretación está alineada con la Sentencia de Unificación 2496 de 2021 del Consejo de Estado, que precisó que el límite aplica solo sobre aquellos pagos que, aunque no retribuyen directamente el servicio, sí están pactados contractualmente.
Un error frecuente en las empresas es suponer que todo lo no salarial —como bonificaciones, auxilios o beneficios entregados al trabajador— puede excluirse del cálculo sin mayor análisis. Pero si esos pagos tienen vocación de permanencia y han sido formalmente pactados como no salariales, deben observar el límite del 40%, y el exceso debe incluirse como base de cotización. No sucede lo mismo con las primas ocasionales, regalos o pagos por mera liberalidad, que por no estar pactados ni ser constantes, no se consideran en el cálculo.
Un ejemplo ayuda a verlo con claridad: si un trabajador recibe $5 millones de salario, $4 millones en bonificaciones no salariales pactadas, y $800 mil por licencia remunerada, su remuneración total es de $9.800.000. El 40% de esa suma es $3.920.000. Como los pagos no salariales pactados superan ese límite, los $80.000 excedentes se suman al IBC. Así, el IBC para salud y pensión no será $5 millones, sino $5.880.000.
Esta distinción es clave. No aplicar bien el límite no es simplemente un error contable; es una omisión en la autoliquidación de aportes al sistema de seguridad social, que puede derivar en intereses moratorios y sanciones por inexactitud. Y con la anulación parcial del Acuerdo 1035 de 2015, el enfoque actual ya no es el texto del acuerdo, sino la sustancia de los pactos y la trazabilidad de los pagos.
Hoy más que nunca, la UGPP no solo revisa cifras, revisa criterios. Pactar correctamente y aplicar bien la fórmula es una responsabilidad técnica. No basta con tener voluntad de cumplimiento: se requiere precisión y conocimiento normativo. Y eso empieza por hacernos la pregunta correcta: ¿Sabemos realmente qué entra y qué no en el IBC?