CONSULTA
“(…) me permito elevar la siguiente consulta:
Debido a un suceso de siniestro de incendio ocurrido el día 25 de marzo del presente año, en el cual se generó pérdida total de sus activos así como la información del software contable, libros, auxiliares, y demás soportes contables toda vez que las copias de seguridad reposaban en las oficinas de gerencia, y el archivo muerto junto con otra copia de respaldo de seguridad, reposaba en una bodega de archivo de las instalaciones de la empresa.
Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto y para documentar la reclamación ante la empresa aseguradora (…), se llevó a cabo recopilación y levantamiento de la información que reposa en los archivos de la Dian, en aprovechamiento de la actual normativa de trasmisión de documentos y procesos electrónicos. Información que se soporta en las declaraciones tributarias de IVA, Retención en la fuente y Renta:
- Cuál sería el respaldo ante la aseguradora frente a este tema de perdida de información toda vez que no es posible reconstruir la información contable detallada para emitir balances de comprobación detallados; ¿cómo se puede soportar la empresa frente a la aseguradora?
- Para la empresa Cual sería el tratamiento para iniciar operaciones después de los hechos ocurridos en los cuales se generó pérdida total tanto de las mercancías, inventarios, mobiliario, y documentación y soportes contables, considerando que la empresa se proyecta continuar operaciones desarrollando su mismo objeto social (comercialización de toda clase de pinturas).
- Es correcto iniciar con los saldos declarados fiscales en renta a corte de 31 de Diciembre 2024, y teniendo en cuenta la información cuatrimestral de IVA de enero a 30 de abril 2025 declarada con información levantada de la Dian, con fecha de corte 25 de marzo.
- Cuáles serían los saldos contables para iniciar teniendo en cuenta lo anteriormente
(…)”
RESUMEN:
Siempre que se haya denunciado la pérdida de los libros y se utilice documentación alternativa válida, es viable soportar ante la aseguradora la situación de pérdida total. Así mismo, es técnicamente válido recomenzar la contabilidad con base en comprobantes de contabilidad, declaraciones tributarias, estados financieros certificados, informes de terceros y demás documentos que se consideren pertinentes, dejando evidencia clara del proceso de reconstrucción, conforme al artículo 18 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015.
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:
El CTCP se ha pronunciado en diversas ocasiones sobre la “Reconstrucción de la Contabilidad”. Le recomendamos revisar, entre otros, el concepto 2024-0418, emitido por este organismo, en la cual manifestó:
“(…) Acerca de la reconstrucción de la información contable, el artículo 18 del Anexo No. 6 del
D.U.R. 2420 de 2015 (Normas sobre Sistema Documental), enuncia lo siguiente:
“ARTÍCULO 18. PÉRDIDA Y RECONSTRUCCIÓN DE LOS LIBROS.
El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.
Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.
Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición”. (…)” Subrayado fuera de texto.
De acuerdo con lo anterior, siempre que se haya denunciado la pérdida de los libros y se utilice documentación alternativa pertinente, es técnicamente válido recomenzar la contabilidad con base en comprobantes de contabilidad, declaraciones tributarias, estados financieros certificados, informes de terceros y demás documentos que se consideren pertinentes, dentro de los seis (6) meses siguientes al siniestro, dejando evidencia clara del proceso de reconstrucción, conforme al artículo 18 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015.
Finalmente, se recomienda implementar un sistema formal de respaldo periódico de la información contable y administrativa, mediante copias de seguridad almacenadas en medios electrónicos seguros, tales como servicios en la nube o dispositivos externos ubicados fuera de las instalaciones físicas de la empresa. Estas copias deben realizarse con una frecuencia previamente definida (diaria, semanal o mensual, según el volumen de operaciones), y su custodia debe asignarse formalmente a un responsable designado por la administración, con controles de acceso, trazabilidad y verificación periódica de su integridad.
En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.
Fuente:https://accounter.co/normatividad/treconstruccion-de-la-contabilidad-concepto-ctcp-151-de-2025.html