Una persona natural que es comerciante debe llevar contabilidad, y si además de los ingresos por las actividades comerciales obtiene ingresos por salarios e incurre en gastos personales, ¿debe contabilizar sus salarios y gastos personales?
Persona natural como entidad.
Si la persona natural se trata como una entidad única junto con sus negocios, en razón de que estos no constituyen una persona jurídica distinta a la persona natural, entonces la persona natural es una entidad en sí misma, y en ese sentido debe registrar todos los ingresos y gastos que tenga, tanto los relacionados con su actividad comercial como aquellos que tienen relación y origen personal, como salarios, y las propias deducciones de salarios, y los gastos personales.
Igualmente, deberá registrar todos sus activos y pasivos y determinar un patrimonio, tanto los suyos como los involucrados en la actividad comercial por la que está obligada a llevar contabilidad.
Debe precisarse que el PUC no tiene una cuenta de ingresos para registrar salarios (precisamente porque está diseñado para registrar operaciones comerciales), así que deben registrarse como ingreso no operacional bajo otros ingresos, o crear una cuenta específica.
Igualmente, con los gastos. Es necesario crear cuentas específicas para separar los gastos personales de los gastos asociados con la actividad comercial.
En la práctica, lo recomendable es separar la contabilidad personal de la contabilidad del negocio o actividad comercial vía cuenta o subcuenta contable, a fin de poder identificar la realidad financiera de la actividad comercial, porque mezclar la contabilidad deja de ser útil, puesto que es incapaz de ofrecer información pertinente respecto a las actividades comerciales.
Contabilidad separada en las NIIF.
Las NIIF se basan en el concepto de entidad o unidad de negocio, y en ese sentido solo deben registrar los ingresos, costos, gastos, activos, pasivos y patrimonio de la unidad de negocios, es decir, de la actividad comercial.
Y, en nuestro criterio, ese debería ser el deber ser de las cosas porque, como ya se señaló, una contabilidad que mezcla la información del negocio con la información personal no es útil en absoluto y no cumple con su propósito de informar fielmente la realidad económica y financiera de la actividad comercial.
Bajo ese criterio, el salario no debe registrarse en la contabilidad en absoluto, ni los gastos personales, y si por alguna razón los pagos por salarios ingresan a las cuentas del negocio, deben tratarse como un aporte de capital, y cuando la persona natural retire ese dinero se reconoce como un retiro de capital, no como préstamos ni como distribución de utilidad.
En resumen:
- Si el salario nunca entra en las cuentas del negocio
- No se registra nada. Es una transacción completamente personal.
- Si el propietario deposita parte o todo el salario en la cuenta bancaria del negocio
- Débito: Efectivo (Banco)
- Crédito: Capital – Aportes del propietario
Así se muestra que la entidad o negocio ha recibido recursos por un aporte y no por ventas, evitando distorsionar los informes financieros.
- Si el propietario retira dinero del negocio para uso personal (sea o no el mismo salario)
- Débito: Retiros del propietario
- Crédito: Efectivo (Banco/Caja)
Los retiros disminuyen el patrimonio, pero no son gasto, y los abonos aumentan el patrimonio, pero no son un ingreso.
Contabilidad para la Dian.
La Dian de antaño (Oficio 088872, 30 de noviembre de 2005, por ejemplo) ha considerado que la persona natural debe registrar en la contabilidad tanto los costos como los gastos personales, y debido a que en la declaración de renta se incluyen tanto los ingresos personales como los originados en actividades comerciales, las personas terminan llevando una sola contabilidad para evitar sanciones, puesto que en una verificación la Dian puede detectar que se declararon ingresos que no figuran en la contabilidad (los salarios), dando lugar a un eventual proceso de fiscalización y a una discusión administrativa y tal vez judicial sin mucho provecho.
Por ello, aunque no se cumpla con los criterios NIIF, las personas naturales terminan registrando conceptos personales en la contabilidad de su negocio, caso en el cual, como recomendamos al inicio, dentro de la contabilidad es preciso separar los conceptos personales de las actividades comerciales para que la contabilidad pueda tener utilidad parcial.
Lo anterior implica manejar un concepto similar a centros de costos, donde las actividades personales son un centro de costos y cada negocio, si es más de uno, tiene su propio centro de costos.
Si la persona opta por registrar conceptos personales en la contabilidad, debe registrarlos todos, tanto gastos como ingresos.