Cuando se emite una factura y la operación se desarrolla a crédito o con plazo para su pago, debe el perceptor cumplir con los conocidos avisos o uando se emite una factura y la operación se desarrolla a crédito o con eventos de la factura electrónica de venta (FEV): evento de recepción de la factura y evento de recibo de bienes o servicios. Luego de emitido el segundo aviso, la ley dispone un lapso de tres días para aceptar la factura o rechazarla, con la consecuencia de que guardar silencio genera aceptación tácita del documento.
Pues bien, el tema objeto de reflexión tiene que ver con los errores dentro de la factura que se recibe. Recientemente la DIAN, en la misma línea que ha desarrollado el Consejo de Estado en su jurisprudencia, indica que los errores en una FEV se categorizan en dos niveles:
Errores sustanciales: cuando el error impide establecer con certeza quién adquirió el bien o servicio, o cuando evidencia errores protuberantes que impiden reflejar adecuadamente la realidad económica de la transacción. Aunque la doctrina no lo señala, son errores sustanciales, por ejemplo: i) NIT errado. El NIT es errado cuando está mal digitado, o cuando se coloca un NIT de otro sujeto; ii) Valor equivocado por tener montos que no corresponden; iii) descripción del bien o servicio que no deja ver de manera específica o genérica de lo que se trata; iv) señalamiento del nombre de un cliente distinto a quien realmente realizó la operación y v) en general, cualquier inconsistencia que genere dudas razonables sobre la identidad del adquirente constituyen errores de carácter sustancial que exigen la anulación de la factura y la expedición de una nueva con la información correcta.
En estos casos, el documento pierde su capacidad de servir como soporte fiscal válido, pues existe una afectación directa de un elemento esencial de la operación.
Por supuesto, cuando se presenta un error de esta naturaleza debe el cliente receptor de la factura levantar la mano para rechazar la factura a través de la negación de los eventos. En tal caso, el proveedor tendrá que emitir una nota crédito para anular el documento y proceder a emitir un nuevo documento con la información correcta.
Errores formales o tipográficos: en estos casos, aunque el documento pueda contener imprecisiones, su contenido no se altera ni se pervierte la operación, permitiendo que esa FEV sirva de soporte de la operación respectiva. El ejemplo insigne en este caso es el error en el nombre. El cliente se llama Pedro Pérez y la FEV se emite con su NIT correcto, pero se informa como nombre Alberto Pérez. O cuando el concepto contiene errores de digitación, como cuando el producto se llama Retocilina y en la descripción se coloca Recitolina (inversión de letras).
Son errores menores que no dañan el documento y no requieren anulación de la factura ni tampoco son motivo para negar los eventos. En consecuencia, la realidad económica de la operación permanece intacta y la finalidad probatoria de la factura no resulta afectada.
Precisamente, el tema aquí comentado encuentra desarrollo en el concepto 5714 de abril 14 de 2026, en el que se ha abordado particularmente el tema de la identificación, señalando lo siguiente:
“4. Los errores en la identificación del adquirente solo dan lugar a la anulación y expedición de una nueva factura de venta cuando impiden establecer de manera inequívoca su identidad. Por el contrario, cuando se trata de errores formales o tipográficos que no afectan dicha identificación, la factura electrónica de venta mantiene su validez como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables, en aplicación del principio de sustancia sobre la forma.”
Si se recibe la factura con el NIT equivocado, claramente el error es sustancial; pero si recibe la factura con el NIT bien digitado y con algún error en el nombre, la factura contendrá un error formal.
Aunque pareciera un asunto menor, juzgamos de importancia resaltar lo aquí desarrollado porque de por medio está la emisión de los eventos y la aceptación del costo o gasto y del IVA descontable. Es decir, la validación concienzuda de los distintos elementos de la factura es relevante, pero sabiendo que no todo error debe generar el desgaste de devolución, emisión de NC, anulación, emisión de nueva factura y todo lo que ello supone. Más allá de eso, lo que realmente importa es calificar el error como sustancial o formal para proceder en consecuencia.
Así las cosas, la anulación y reexpedición de la FEV solo resulta procedente cuando el error afecta de manera sustancial la identificación del adquirente y/o compromete la realidad económica reflejada en el documento. Por el contrario, cuando las inconsistencias son de carácter formal y no generan dudas sobre quién participó realmente en la operación, la factura conserva su validez como soporte fiscal.
Fuente:https://accounter.co/noticias/actualidad/editorial-tributar-asesores-sas-errores-en-la-identificacion-del-adquirente-en-la-factura-electronica-cuando-es-necesario-anular-la-factura
