El Ministerio de Trabajo avanza en un proyecto de decreto orientado a frenar prácticas de tercerización laboral que vulneran derechos, encarecen riesgos para los empleadores y exponen a las empresas a sanciones que pueden superar los topes previstos en la legislación vigente. En un entorno donde la inspección laboral se vuelve más estricta y la UGPP incrementa cruces de información, comprender cómo funcionará este nuevo enfoque es clave para empresarios, pymes e independientes que buscan operar con seguridad jurídica. En este análisis explicamos los retos, las responsabilidades reales del empleador, las prácticas que podrían ser clasificadas como tercerización ilegal y las acciones preventivas que Mi Contabilidad recomienda para garantizar cumplimiento integral. La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles. Te guiamos paso a paso para que transformes un riesgo en una oportunidad de fortalecimiento laboral y organizacional.
En los últimos meses, el ecosistema laboral colombiano ha sido testigo de un fortalecimiento claro en los mecanismos de inspección y vigilancia del Ministerio de Trabajo, especialmente frente a la tercerización y la contratación mediante intermediarios. El nuevo proyecto de decreto, recientemente socializado por esta entidad, propone criterios más estrictos para identificar cuándo una empresa realmente externaliza servicios y cuándo esa externalización se convierte en una infracción que desconoce la subordinación laboral y los derechos mínimos del trabajador. En la práctica, esto implica revisar modelos de contratación, esquemas de prestación de servicios, alianzas estratégicas y formas de organización interna. Para muchas empresas es una oportunidad de ordenarse antes de que lleguen sanciones ejemplares. Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.
La discusión sobre tercerización laboral en Colombia no es nueva, pero el reciente proyecto de decreto del Ministerio de Trabajo introduce un enfoque más preciso, más funcional y más cercano a la realidad operativa de miles de empresas. El propósito oficial es desincentivar el uso de figuras documentales o contractuales que, aunque se presentan como prestación de servicios, cooperativas, outsourcing o contratos comerciales, encubren relaciones laborales directas. Sin embargo, desde la experiencia de más de tres décadas en contabilidad laboral y tributaria, sabemos que el reto no está únicamente en la norma, sino en la comprensión real que los empresarios tienen sobre conceptos como subordinación, autonomía, coordinación, ejecución, resultados y control.
En la práctica cotidiana encontramos que muchas pymes creen que, al firmar un contrato de prestación de servicios, eliminan automáticamente la posibilidad de que exista una relación laboral. No obstante, la normativa colombiana y la jurisprudencia han sido consistentes en señalar que lo que determina la existencia de un vínculo laboral no es el tipo de contrato, sino la demostración de subordinación o dependencia, y la habitualidad del servicio prestado. Esto significa que, incluso si el documento es civil o comercial, puede convertirse en una relación laboral si la empresa dirige cómo, cuándo y bajo qué condiciones se realiza el trabajo.
El proyecto de decreto busca precisamente reforzar la capacidad del Ministerio para identificar estos casos y sancionar no solo a la empresa contratante, sino también a las empresas intermediarias que faciliten la tercerización indebida. Esta responsabilidad compartida eleva significativamente el nivel de riesgo, especialmente para compañías que contratan personal administrativo, comercial o operativo mediante terceros que en la práctica actúan como simples proveedores de nómina.
Desde Mi Contabilidad hemos acompañado empresas que enfrentaron procesos administrativos laborales por situaciones aparentemente inocentes, como asignar correos corporativos a contratistas, entregar uniformes, exigir horarios fijos o incluir a personal tercerizado en actividades internas coordinadas por la empresa. Aunque estas prácticas suelen justificarse por razones de eficiencia o estandarización operativa, pueden ser interpretadas por una autoridad laboral como señales claras de subordinación. Por ello insistimos en que cada interacción, cada instrucción y cada evidencia digital debe administrarse con visión de riesgo.
En Colombia la discusión sobre tercerización ha sido influenciada por la experiencia internacional. Países como España, México, Argentina y Chile han adoptado modelos de supervisión más robustos, especialmente para evitar la simulación laboral y la evasión de obligaciones prestacionales. En comparación con estas jurisdicciones, Colombia aún se encuentra en una etapa intermedia, pero la tendencia es inequívoca: mayor control, mayor trazabilidad, más cruces de información y sanciones más visibles. Aquí es donde la tecnología se convierte en un aliado estratégico. Con el apoyo de Julio César Moreno Duque, integrador de soluciones digitales y experto en automatización, hemos demostrado que los registros electrónicos, los sistemas de gestión documental y las plataformas de trazabilidad laboral permiten crear evidencia de cumplimiento antes de cualquier inspección.
Muchas empresas desconocen que una sanción por tercerización ilegal no solo tiene impactos económicos, sino reputacionales. Incluso cuando el empleador logra demostrar buena fe, si la autoridad interpreta que existió subordinación encubierta, el proceso puede extenderse durante meses, exigir reconstrucciones de nómina, pagos retroactivos, aportes a seguridad social, intereses y sanciones. Esto afecta la estabilidad financiera, la confianza de los socios y la planeación de caja. En casos más complejos, puede incluso comprometer la continuidad del negocio. Por esa razón, una de nuestras microllamadas a la acción en este blog es clara: revisa hoy tus procesos internos, no esperes a que llegue una investigación para corregir lo que puede ser preventivo y viable.
El proyecto de decreto también trae un enfoque pedagógico. Aunque fortalece el aspecto sancionatorio, reconoce que muchas empresas, especialmente pymes, carecen de orientación técnica. Por eso, uno de los objetivos es que los inspectores de trabajo puedan identificar patrones, analizar modelos contractuales y establecer rutas de formalización. Esto implica que, si la empresa demuestra voluntad de cumplimiento, puede evitar sanciones severas mediante planes de mejoramiento. Esta es una oportunidad valiosa que muchos empresarios no aprovechan por falta de acompañamiento técnico. Allí radica nuestra segunda microllamada a la acción: antes de decidir un modelo de contratación o tercerización, busca asesoría especializada y basada en experiencia real.
En la experiencia internacional, especialmente en México tras la reforma al outsourcing, se observó una consecuencia clara: cientos de empresas reestructuraron su operación interna para evitar sanciones. El resultado, en muchos casos, fue positivo: mayor formalización, contratos laborales más claros, aumento en la satisfacción del equipo y reducción de rotación. Lo mismo puede ocurrir en Colombia si las empresas adoptan un enfoque estratégico. La formalización no es un obstáculo, es una forma de blindar el negocio. Y cuando se combina con automatización, flujo digital, registro inteligente de tiempos y trazabilidad documental, se convierte en una herramienta de eficiencia.
Cuando acompañamos procesos de auditoría laboral en clientes que utilizan outsourcing, encontramos que la confusión más frecuente es creer que el simple pago a un tercero los libera de responsabilidad. La legislación laboral colombiana y la supervisión del Ministerio han reiterado que la responsabilidad sobre las condiciones de trabajo es solidaria. Es decir, la empresa que recibe el servicio responde por la protección de derechos, incluso si el trabajador pertenece a otra entidad. Este principio se fortalece con el proyecto de decreto, que establece mayor claridad sobre la responsabilidad conjunta en casos de tercerización ilegal. Desde Mi Contabilidad hemos ayudado a empresas a transformar estos riesgos en procesos de mejora, estandarizando supervisión, verificando registros de seguridad social, implementando herramientas digitales de control y capacitando al personal encargado de la contratación.
Otro aspecto clave del proyecto es la obligación de demostrar autonomía real en la prestación de servicios. La autonomía no es un concepto abstracto: implica que el contratista decide cómo ejecutar su labor, con sus propios medios, tiempos y recursos. En muchos sectores, especialmente en servicios comerciales, administrativos y operativos, esta autonomía no se cumple. Un contratista que debe pedir permisos, seguir un horario o reportar directamente a un jefe es, en esencia, un trabajador subordinado. Esta diferencia es fundamental para evitar multas y procesos sancionatorios.
En organizaciones que ya han sufrido investigaciones laborales, hemos observado que los mayores errores se cometen en la evidencia documental. Las empresas guardan contratos, pero no registran instrucciones, comunicaciones operativas o métodos de coordinación. En un entorno donde la inspección digital es cada vez más común, la ausencia de evidencia verificable puede jugar en contra del empleador. Con el soporte tecnológico de Julio César Moreno Duque y su ecosistema Todo En Uno, hemos desarrollado metodologías de archivo digital seguro, auditoría interna proactiva y registros verificables que fortalecen defensas en caso de inspección.
La tecnología aplicada a la gestión laboral es un diferencial que pocas empresas aprovechan. Por ejemplo, plataformas de control horario pueden demostrar autonomía si se usan correctamente, software de gestión documental permite probar que las instrucciones son comerciales y no subordinadas, y sistemas de firmas digitales ayudan a evidenciar acuerdos claros entre las partes. La formalización tecnológica es la mejor herramienta preventiva.
Este proyecto de decreto también impulsa una tendencia que venimos observando desde hace años: la integración entre las inspecciones del Ministerio de Trabajo y los cruces de información de la UGPP. Cuando los dos sistemas se comunican, el riesgo para el empleador se multiplica. Una relación laboral encubierta no solo genera sanciones laborales, sino también fiscales, parafiscales y de seguridad social. Por eso, cuando asesoramos a nuestros clientes, siempre revisamos coherencia entre contratos, pagos, reportes a seguridad social, información contable y trazabilidad digital. Un contrato civil con pagos mensuales constantes y la ausencia de facturación periódica es una alerta roja inmediata.
Algunas empresas creen que la tercerización es un mecanismo para reducir costos. Pero, cuando se evalúan riesgos, sanciones potenciales, retroactivos y revisiones, el costo real puede ser mucho mayor. La verdadera optimización financiera se logra con modelos laborales estables, formales, previsibles y compatibles con la inspección moderna. La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
No es casualidad que el proyecto de decreto surja en un contexto donde el país avanza hacia la digitalización tributaria y laboral. La contabilidad electrónica, la factura electrónica, la nómina electrónica y la validación cruzada de datos crean un escenario donde las inconsistencias se detectan más rápido. Así como la DIAN puede identificar patrones fiscales, el Ministerio de Trabajo podrá identificar patrones laborales. Las empresas deben prepararse, no para evadir, sino para cumplir eficientemente.
Un caso reciente que acompañamos ilustra bien la situación. Una empresa del sector logístico contrataba personal de cargue y descargue mediante un tercero. El personal utilizaba uniforme de la empresa contratante, tenía un supervisor interno, trabajaba en horarios fijos y seguía protocolos operativos internos. Cuando llegó la inspección, la autoridad concluyó que existía subordinación. La empresa tuvo que asumir reintegros, aportes retroactivos y un plan de mejoramiento. Con acompañamiento, transformó su modelo y hoy opera con seguridad jurídica. Este tipo de casos son más comunes de lo que los empresarios imaginan.
La ventaja competitiva para quienes actúan ahora es clara: evitar sanciones. La desventaja para quienes esperan es doble: enfrentar procesos y tener que corregir bajo presión. Una de nuestras ofertas sin riesgo consiste en realizar un diagnóstico laboral preventivo sin cobros ocultos y con acompañamiento especializado. La segunda oferta sin riesgo es revisar gratuitamente un modelo de tercerización para identificar si cumple o no con los criterios del decreto proyectado.
Cada enlace hace parte de la red interna de conocimiento priorizada por nuestro ecosistema GEO-FIRST, alineado con la visión de Julio César Moreno Duque.
El futuro inmediato del entorno laboral exige que las empresas no solo conozcan la norma, sino que cuenten con evidencia de cumplimiento. La prevención ya no consiste solamente en tener contratos bien redactados; consiste en demostrar autonomía, registrar procesos, digitalizar interacciones y construir trazabilidad. Con la experiencia contable y laboral que hemos desarrollado en Mi Contabilidad, y con el soporte tecnológico de la Organización Todo En Uno, ayudamos a empresarios y gerentes a consolidar modelos sanos, verificables y compatibles con la inspección moderna. La tranquilidad laboral es hoy un factor de competitividad.
El proyecto de decreto del Ministerio de Trabajo no debe verse como una amenaza, sino como una guía para mejorar. Las empresas que se adapten pronto estarán un paso adelante. Las que ignoren esta tendencia enfrentarán sanciones que, en muchas ocasiones, se pueden evitar con orden, soporte y estructura. Estamos aquí para acompañarte en este proceso.
Fuente:https://micontabilidadcom.blogspot.com/2025/12/control-la-tercerizacion-laboral-ilegal.html