La forma en que se reportan las cesantías en la información exógena o medios magnéticos depende del tipo de cesantías, porque hay cesantías acumuladas, causadas, pagadas, adeudadas y consignadas, y hay varios formatos en los que se hace referencia a ellas, por lo que intentaremos precisar en qué formato y en qué concepto se reporta cada una de ellas.
Reporte de las cesantías pagadas y consignadas.
Las cesantías pagadas y consignadas son aquellas que el empleador paga directamente al trabajador en los casos en que la ley lo autoriza, o que son consignadas en el fondo de cesantías, que por ley debe hacerse antes del 14 de febrero de cada año y se reportan en el formato 2276.
Las cesantías pagadas y consignadas que se reportan en el formato 2276 son las que se pagan o consignan en el año a reportar, que corresponden a las causadas o consolidadas en el año anterior.
Es así que, en aplicación del numeral 3 del artículo 27 del estatuto tributario, el cual señala que, tratándose del auxilio de cesantías y los intereses sobre cesantías, el ingreso se entiende realizado fiscalmente cuando el trabajador las recibe efectivamente o cuando se consignan en el fondo de cesantías.
Por ejemplo, en el año 2024 se pagaron o consignaron las cesantías del 2023, y estas son las que se reportan en el formato 2276 que se presenta en el año 2025 por el 2024.
Reporte de las cesantías consolidadas o causadas.
Las cesantías consolidadas, que son las causadas a 31 de diciembre y que no se han pagado al trabajador ni se han consignado en los fondos de cesantías (se hacen en febrero del año siguiente), se reportan en el formato 1011 concepto 8279, contenido en el artículo 35 de la resolución 162 de 2023.
Este formato es el que reporta los costos y deducciones declarados por el contribuyente, y este deduce las cesantías que causa en el respectivo año, así no las haya pagado en los términos que establece el artículo 110 del estatuto tributario, que aplica para los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, que lo hacen por el sistema de causación.
Hasta aquí, en un mismo año se presentan dos tipos de cesantías.
- Las que se pagan al trabajador o se consignan en el fondo.
- Las que se causan contablemente en el respectivo año.
Las primeras se reportan en el formato 2276 y las segundas en el formato 1011.
Y las que se reportan en el formato 1011 son las que se reportan en el formato 2276 del siguiente año.
Esto para señalar que en un mismo año no se pueden reportar en el formato 2276 las que se consignan y las que se pagan junto con las que se causan, a no ser que las que se causen se paguen en el mismo año, como cuando el trabajador se retira.
Por ejemplo, el trabajador que se retiró en diciembre de 2024. En 2024 le consignaron las cesantías del 2023 y le pagaron las del 2024. En ese evento, las dos se reportan en el formato 2276. Y en el formato 1011 se reportan las que se causaron en el 2024 y que se declaran como deducción en el 2024.
Resumen de cesantías pagadas, consignadas y causadas.
A modo de resumen, se tiene que respecto al formato en que se deben reportar las cesantías
- Cesantías pagadas vs. causadas
- Consolidadas o causadas: las generadas y causadas contablemente hasta el 31 de diciembre que aún no se han pagado ni consignado (se consignan en febrero).
- Pagadas: las que la empresa paga al trabajador o consigna en el fondo.
- Formatos de reporte
- Formato 1011 (concepto 8279): reporta los costos y deducciones del año, incluyendo las cesantías causadas contablemente (artículo 35, resolución 162/2023).
- Formato 2276: registra las cesantías efectivamente pagadas o consignadas al trabajador en ese año.
- Relación entre formatos
- Las cesantías causadas y reportadas en el 1011 de un año son las mismas que se reportarán en el 2276 del año siguiente, cuando se paguen o consignen.
- No se mezclan en un mismo 2276 las cesantías ya consignadas con las causadas, salvo que estas últimas se paguen en el mismo año (por ejemplo, cuando el trabajador se retira).
- Ejemplo práctico
- Un trabajador que se retira en diciembre de 2024:
- En 2024 se le consignan las cesantías de 2023 y se le pagan las de 2024 → ambas van al formato 2276/2024.
- En el formato 1011/2024 quedan registradas las cesantías causadas durante 2024 como deducción.
- El contrato sigue vigente: en el formato 2276 se reportan las cesantías que se le pagaron o consignaron. En el formato 1011 se reportan las que se causaron en el año reportado.
- Un trabajador que se retira en diciembre de 2024:
Así, en cada ejercicio fiscal se distinguen y reportan por separado las cesantías causadas (formato 1011) y las efectivamente pagadas o consignadas (formato 2276), garantizando que al trabajador se le reporte el ingreso que obtuvo según el artículo 27 del estatuto tributario, y el empleador reporte lo que declara como deducción según el artículo 110 del mismo estatuto.
Reporte de las cesantías adeudadas (pasivo)
Las cesantías adeudadas son las que se causan en el año y que se registran en el pasivo, que luego se consignan en el fondo en el año siguiente, y en principio corresponden a las mismas cesantías que se reportan en el formato 1011. Estas cesantías se reportan en el formato 1009 (Saldos de pasivos a 31 de diciembre), artículo 25 de la resolución 162 de 2023.
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Cada vez que se liquida la nómina, sea mensual o quincenalmente, se provisionan las cesantías de ese período y se llevan al pasivo, que se consolidan a 31 de diciembre; son esas las que se declaran como costo o deducción y que se reportan en el formato 1011, y que también se reportan en el formato 1009 de pasivos.
En este formato se reporta cualquier pasivo por concepto de cesantías, como cuando la empresa no ha pagado las de años anteriores y se siguen debiendo, o las acumuladas en el régimen tradicional.
¿A nombre de quién se reportan las cesantías adeudadas?
Se podría suponer que las cesantías que la empresa tiene en el pasivo y que adeuda a los trabajadores porque aún no se las ha pagado o consignado, se reportan en cabeza del trabajador, bajo el NIT de estos, pero no es así; se reportan bajo el NIT de los fondos de cesantías a los que estén afiliados los trabajadores.
Así lo señala expresamente el parágrafo 4 del artículo 25 de la resolución 162 de 2023:
«El valor del saldo de los pasivos por cesantías se informará en cabeza de la entidad administradora de cesantías o en cabeza del trabajador cuando no se haya acogido a lo dispuesto en la Ley 50 de 1990.»
El único caso en que se reportan bajo el NIT de los trabajadores es cuando estos siguen bajo el régimen tradicional de cesantías, que a día de hoy es una rareza.
Fuente:https://www.gerencie.com/como-se-reportan-las-cesantias-en-la-informacion-exogena.html