CONSULTA
“(…) Un contador labora durante ocho (8) años para una empresa, relación laboral que finaliza el día 20 de diciembre de 2025.
Posterior al retiro, dicha empresa continúa utilizando nombre, número de tarjeta profesional y firma digital como contador público, sin autorización, para la firma de estados financieros de la vigencia 2025 (dicha información que elaboró en 2026 un contador no certificado) y con ellos, la realización de trámites de renovación ante la Cámara de Comercio, solicitudes de crédito ante entidades financieras entre otros trámites.
En razón a lo anterior, de manera respetuosa solicito a esta entidad emitir concepto técnico sobre:
¿Es legalmente procedente que una empresa continúe utilizando la información profesional, firma y/o firma digital de un contador público sin su autorización expresa posterior a la terminación de la relación laboral o contractual?
¿Qué acciones puede o debe adelantar el contador público afectado en estos casos para proteger su responsabilidad profesional y evitar posibles consecuencias legales derivadas de actos realizados sin su consentimiento?
¿Qué mecanismos de control o reporte recomienda esta entidad para dejar constancia formal de la no autorización del uso de mi firma y datos profesionales?”
RESUMEN:
En ningún caso resulta legalmente procedente que una entidad continúe utilizando el nombre, número de tarjeta profesional, firma manuscrita, mecánica, electrónica o digital de un contador público sin su autorización, especialmente cuando ha finalizado la relación laboral o contractual y el profesional no ha participado en la preparación, certificación, dictamen o aseguramiento de la información financiera correspondiente.
El contador público que tenga conocimiento del uso no autorizado de su firma o datos profesionales deberá adoptar las medidas necesarias para desvincularse formalmente de tales actuaciones, dejando evidencia escrita de la no autorización y poniendo los hechos en conocimiento de las autoridades competentes, incluida la UAE Junta Central de Contadores – JCC, sin perjuicio de las demás acciones civiles, penales o administrativas a que haya lugar.
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:
De manera previa, es importante señalar que el CTCP no tiene competencia para determinar responsabilidades disciplinarias, administrativas, civiles o penales en casos particulares, ni para calificar conductas como constitutivas de delito, asuntos que corresponden a las autoridades competentes. En consecuencia, la presente respuesta se limita a efectuar consideraciones de carácter general sobre las implicaciones técnicas, legales y éticas relacionadas con el uso no autorizado de la firma y datos profesionales de un contador público.
En relación con las inquietudes planteadas, el artículo 10 de la Ley 43 de 1990 establece que la atestación o firma de un contador público en actos propios de la profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales aplicables y que las cifras reflejadas en los estados financieros han sido fielmente tomadas de los libros.
Por lo anterior, no resulta procedente que una entidad utilice el nombre, número de tarjeta profesional, firma manuscrita, mecánica, electrónica o digital de un contador público sin su autorización, especialmente cuando ha finalizado la relación laboral o contractual y el profesional no ha participado en la preparación, certificación o aseguramiento de la información financiera correspondiente.
Tratándose de estados financieros certificados, debe considerarse que los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995 disponen que la certificación implica que el representante legal y el contador público que los suscriben han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, razón por la cual, la utilización no autorizada de la firma o identificación profesional del contador desnaturaliza el alcance y responsabilidad asociados a dicha certificación.
Adicionalmente, respecto de los mecanismos de firma electrónica y firma digital, la Ley 527 de 1999 reconoce efectos jurídicos a los mensajes de datos y a los mecanismos utilizados para identificar al firmante y vincularlo con la información contenida en ellos. En tal sentido, la utilización de estos mecanismos presupone la autorización y control de su titular, por lo que su uso por terceros sin consentimiento afecta aspectos relacionados con la autenticidad, integridad y atribución de los documentos electrónicos.
Por lo anterior, el uso no autorizado de mecanismos de firma digital, electrónica o similares compromete aspectos relacionados con la autenticidad e integridad documental, por lo que su utilización debe corresponder exclusivamente a actuaciones autorizadas por su titular.
Cuando un contador público tenga conocimiento del uso no autorizado de su firma o de sus datos profesionales, deberá adoptar oportunamente las medidas necesarias para dejar constancia expresa de su no participación ni autorización respecto de los documentos correspondientes. Para ello, podrá comunicar formalmente la situación a la entidad involucrada, conservar las evidencias pertinentes y poner los hechos en conocimiento de las autoridades competentes, incluida la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores – UAE JCC, sin perjuicio de las demás acciones administrativas o judiciales a que haya lugar.
En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.
Fuente:https://accounter.co/normatividad/uso-no-autorizado-de-firma-y-datos-profesionales-del-contador-publico-concepto-ctcp-2026-127
