CONSULTA (TEXTUAL) 

“la empresa realiza el pago directo de salarios, prestaciones y seguridad social a los conductores, contractualmente existe un acuerdo de reintegro de costos. Los asociados (propietarios de los vehículos) reembolsan mensualmente el 100% de estos valores a la empresa, ya que son ellos quienes perciben el beneficio económico final de la explotación del vehículo.

1. Reconocimiento: Dado que el beneficio económico y el riesgo de la operación recaen en el asociado, ¿debe la empresa reconocer estos pagos como un gasto propio en el Estado de Resultados, o debe tratarse como un activo (cuenta por cobrar) compensado con una salida de efectivo, sin afectar el gasto operativo?
2. Ingresos por Reembolso: En caso de que se considere gasto, ¿el valor reintegrado por el asociado- debe registrarse como un Ingreso Ordinario (NIIF 15) o como una recuperación de gastos que netea la cuenta del costo?
3. Revelación: ¿Cómo debe revelarse esta operación para que no distorsione los indicadores financieros de la empresa (como el margen operativo), considerando que los costos de nómina son, en esencia, de terceros?
4. Soporte para asociados: Teniendo en cuenta que la nómina es reportada electrónicamente por la cooperativa en cumplimiento de la normativa laboral (Circular 20261300000087 de 2026), pero el costo es reembolsado por el asociado para su operación económica: ¿Cuál es el mecanismo contable idóneo para que el asociado pueda soportar dicho costo en su contabilidad, y qué tipo de certificación o documento debe emitir la empresa para que el asociado pueda deducir legalmente estos pagos en su declaración de renta, dado que el documento soporte de nómina electrónica no sale a su nombre?”

RESUMEN:

Cuando la entidad actúa por cuenta de terceros y existe un acuerdo de reintegro mediante el cual los asociados asumen integralmente los riesgos, beneficios y costos derivados de la operación, podría resultar procedente reconocer los pagos laborales efectuados a los conductores como cuentas por cobrar a los asociados, sin que necesariamente implique el reconocimiento de un gasto propio de la entidad ni la generación de ingresos ordinarios bajo la NIIF 15. La evaluación deberá efectuarse considerando la sustancia económica de la operación, particularmente en relación con la determinación de si la entidad actúa como principal o como intermediaria respecto de los costos laborales asociados a los conductores. Las operaciones deberán encontrarse debidamente soportadas y reveladas en los estados financieros.

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:

Reconocimiento

El tratamiento contable debe determinarse con base en la sustancia económica de la operación y en el análisis de si la entidad actúa como principal o como intermediaria en relación con los costos laborales asociados a los conductores.

Cuando la entidad efectúe pagos de salarios, prestaciones sociales y aportes a seguridad social por cuenta de los asociados, y exista un acuerdo de reintegro mediante el cual estos asuman integralmente los riesgos, beneficios y costos derivados de la explotación económica del vehículo, podría resultar procedente reconocer dichos desembolsos como cuentas por cobrar a los asociados, sin que necesariamente implique el reconocimiento de un gasto propio de la entidad. En este caso, el reintegro recibido correspondería a la cancelación de dicha cuenta por cobrar.

No obstante, esta conclusión requiere evaluar integralmente las condiciones contractuales y operativas de la relación, particularmente aspectos como: quién asume las obligaciones laborales, quién dirige y controla la operación, quién recibe los beneficios económicos, y quién soporta los riesgos asociados.

Si de dicha evaluación se concluye que la entidad actúa como principal o empleador sustancial de la operación, los pagos laborales deberán reconocerse como gastos propios, sin perjuicio del reconocimiento separado del eventual derecho de cobro o reembolso frente al asociado.

En consecuencia, el reconocimiento contable no depende únicamente de quién realiza el pago o reporta la nómina, sino de la realidad económica de la operación, conforme al principio de esencia sobre forma previsto en los marcos técnicos normativos incorporados en el Decreto Único Reglamentario – DUR 2420 de 2015.

Ingresos por Reembolso

Si se concluye que la entidad no reconoce el gasto por actuar como intermediario o por cuenta de terceros, el reintegro efectuado por el asociado no constituye un ingreso ordinario en los términos de la NIIF 15, dado que no corresponde a la transferencia de bienes o servicios propios de la entidad. En este caso, el reembolso correspondería a la cancelación de la cuenta por cobrar previamente reconocida, sin afectar el resultado del período.

Por el contrario, si la entidad hubiera reconocido inicialmente el gasto laboral como propio, deberá evaluar la forma de presentación que represente de manera más fiel la sustancia económica de la operación, evitando sobrestimar ingresos y gastos en los estados financieros.

Por el contrario, si la entidad hubiera reconocido inicialmente el gasto laboral como propio, deberá evaluar la forma de presentación que represente de manera más fiel la sustancia económica de la operación, evitando sobrestimar ingresos y gastos en los estados financieros.

Revelación

La entidad deberá revelar en las notas a los estados financieros la naturaleza de estas operaciones, indicando las políticas contables aplicadas y los criterios utilizados para concluir si actúa como principal o como intermediaria respecto de los costos laborales asociados a los conductores.

Cuando los pagos se reconozcan como cuentas por cobrar a los asociados, la revelación debería explicar que los desembolsos corresponden a pagos realizados por cuenta de terceros, sujetos a reintegro contractual, precisando: la naturaleza de los saldos pendientes, los riesgos asociados a su recuperación, y el tratamiento contable aplicado.

Asimismo, la entidad deberá revelar los juicios significativos realizados por la administración en la evaluación de la sustancia económica de la operación, especialmente en relación con la asignación de riesgos, beneficios y responsabilidades laborales.

Adicionalmente, la entidad deberá mantener documentación suficiente que permita identificar de manera individualizada los valores pagados por cuenta de cada asociado, así como los reintegros efectuados y las conciliaciones correspondientes.    

Soporte para asociados

El asociado deberá reconocer en su contabilidad los costos laborales relacionados con la operación del vehículo, aun cuando el pago lo realice la entidad. Para efectos contables, el soporte podrá sustentarse en los documentos contractuales, las liquidaciones o los reportes detallados de nómina que la entidad le suministre periódicamente, donde se discriminen salarios, prestaciones sociales y aportes a seguridad social asociados a cada operación.

La entidad podrá emitir certificaciones detalladas de los costos reembolsados, suscritas por el representante legal y el contador, en las cuales se identifiquen:

La entidad podrá emitir certificaciones detalladas de los costos reembolsados, suscritas por el representante legal y el contador, en las cuales se identifiquen: el asociado correspondiente, los valores pagados por concepto de nómina y seguridad social, y los reintegros efectuados.

No obstante, el CTCP no es competente para determinar la suficiencia de dichos documentos para efectos de deducción tributaria ni para definir los requisitos fiscales aplicables al soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, asuntos cuya interpretación corresponde a la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.

En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.

Fuente:https://accounter.co/normatividad/tratamiento-contable-de-costos-reembolsables-asumidos-por-cuenta-de-asociados-concepto-ctcp-2026-109.html