CONSULTA (TEXTUAL)
“(…)
1. ¿Desde el punto de vista de la doctrina contable, los conceptos aprobar y revisar son equivalentes, significan lo mismo?
2. ¿Desde el punto de vista de la doctrina contable, el concepto de balance es equivalente al de un informe financiero, significan lo mismo?
3. ¿Los estados financieros únicamente se deben presentar a los interesados (Asamblea, Juntas Directivas, Consejos de Administración, etc.) para su análisis y aprobación únicamente en periodicidades anuales, porque esta periodicidad es la que garantiza que estos estados sean robustos porque están corroborados, avalados, discutidos, aclarados, firmados y con un dictamen por parte del revisor fiscal? ¿Para una periodicidad menor, por ejemplo mensual, no es posible obtener estados financieros con estas mismas características? ¿Existen excepciones para producir estados financieros con una periodicidad menor a la anual y cuáles serían estas excepciones?
4. ¿El término balance general entendido en el reglamento de propiedad horizontal de 2016 a uno de los estados contables, hoy está ya en desuso, es un concepto desueto y no es equiparable o no hace parte del concepto de estados financieros?
5. ¿No es posible obtener unos estados financieros contables con una periodicidad mensual, tres semanas después de que finalice el respectivo mes calendario? ¿Por ejemplo, los estados financieros del mes de mayo de 2026 son o no factibles obtenerlos en la tercera semana de junio de 2026 o aún se tendrían transacciones o conciliaciones pendientes por incorporar, de tal manera que aún estos serían preliminares?
(…)”
RESUMEN:
Los marcos de información financiera no incorporan definiciones acerca de los términos “revisar” y “aprobar”, no obstante, en la práctica contable el término “aprobar” se refiere a validar, certificar y autorizar la información financiera de la entidad. Entre tanto el término “aprobar” corresponde a una actividad administrativa de dirección, que conlleva validar, certificar y autorizar la información financiera de una entidad.
Cuando se hace referencia al término “balance” (balance general), se está haciendo alusión a lo contemplado en los marcos de información financiera como “Estado de Situación Financiera”, que hace parte de los estados financieros de la entidad.
Respecto de la periodicidad de los estados financieros, debe considerarse si se hace referencia a estados financieros de propósito general o a los estados financieros de propósito especial. Los primeros se deberán preparar y presentar al cierre del período contable (período sobre el que se informa), debidamente certificados por el contador que los prepara y el representante legal y dictaminados por el revisor fiscal, si la entidad está obligada a ello. Para los segundos, su preparación se realizará cuando lo determine la administración y/o el ente de supervisión, control y vigilancia.
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:
A continuación se procede a responder cada una de las preguntas:
1. ¿Desde el punto de vista de la doctrina contable, los conceptos aprobar y revisar son equivalentes, significan lo mismo?
Las normas que rigen la profesión contable y los marcos técnicos de información financiera vigentes no han establecido definiciones sobre los conceptos de “aprobar” y “revisar”.
No obstante y acudiendo a la teoría contable, el término “revisar” conlleva el proceso de verificar, validar y conciliar los saldos y valores de los documentos que soportan los hechos económicos y registros contables.
Por su parte, la referencia al término “aprobar” implica validar, certificar y autorizar la información financiera de la entidad. Adicionalmente, la aprobación trae consigo una actividad administrativa de nivel directivo, a través de la cual se reconocen formalmente dichos estados financieros, que servirán de base para la toma de decisiones.
2. ¿Desde el punto de vista de la doctrina contable, el concepto de balance es equivalente al de un informe financiero, significan lo mismo?
4. ¿El término balance general entendido en el reglamento de propiedad horizontal de 2016 a uno de los estados contables, hoy está ya en desuso, es un concepto desueto y no es equiparable o no hace parte del concepto de estados financieros?
En la práctica contable cuando se hace referencia al “balance” (o balance general) se refiere al Estado de Situación Financiera de una entidad, en los términos establecidos en los marcos técnicos de información financiera, y que hace parte del juego o conjunto de estados financieros.
Ahora, cuando se habla de “informe financiero”, se hace referencia a un documento que puede incluir menos o más información que un “balance” (Estado de Situación Financiera); el informe financiero puede incluir información básica de un reporte (ejemplo detalle de alguna cuenta o tipo de transacciones) o incorporar el conjunto completo de estados financieros, y otros documentos como informes de gestión.
3. ¿Los estados financieros únicamente se deben presentar a los interesados (Asamblea, Juntas Directivas, Consejos de Administración, etc.) para su análisis y aprobación únicamente en periodicidades anuales, porque esta periodicidad es la que garantiza que estos estados sean robustos porque están corroborados, avalados, discutidos, aclarados, firmados y con un dictamen por parte del revisor fiscal? ¿Para una periodicidad menor, por ejemplo mensual, no es posible obtener estados financieros con estas mismas características? ¿Existen excepciones para producir estados financieros con una periodicidad menor a la anual y cuáles serían estas excepciones?
En respuesta a su consulta, el CTCP en el concepto 2020-0799 indicó que la información financiera puede clasificarse de dos maneras: aquella emitida con destino a terceros (de propósito general) y la destinada con fines internos de la copropiedad (de propósito especial).
De lo anterior, se concluye que la información financiera elaborada por los responsables en una propiedad horizontal incluye lo siguiente:
| Criterio | Estados financieros de propósito general | Información financiera de propósito especial |
|---|---|---|
| Objetivo | Entregar información que cumpla los criterios de relevancia y representación fiel dirigida a usuarios externos (inversionistas que no hacen parte de la administración, proveedores y prestamistas). | Entregar información al consejo de administración y está dirigida a usuarios internos, o también a entidades de control o vigilancia o a un usuario específico. |
| Obligatoriedad en su emisión | Por lo menos anualmente, ante la asamblea de propietarios, deben ir certificados y dictaminados (si existe revisor fiscal) | No existe obligación de elaborarla, por lo que puede realizarse mensualmente, de acuerdo con lo contractualmente pactado. |
| Normativa para observar en su elaboración | Las normas de información financieras del grupo 3 o grupo 2, según corresponda (Decreto 2420 de 2015). | No existe normativa a seguir para su elaboración, por lo que pueden elaborarse de acuerdo con las necesidades del consejo de administración. |
| Certificación y dictamen de estados financieros | Cada vez que se elaboren se deben presentar certificados por administrador y contador, y dictaminados por revisor fiscal. | No es necesario certificar ni dictaminar la información financiera de propósito especial. |
La información financiera, preparada con periodicidad inferior a un año (o periodo contable establecido) corresponde a aquella cuyo objetivo principal es presentar informes adaptados a las necesidades de los miembros del consejo de administración y/o de las Autoridades que ejercen inspección, vigilancia o control, los cuales no requieren estar certificados ni dictaminados, como lo exigen las normas establecidas en Colombia para los estados financieros de propósito general (artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995).
Al preparar estados financieros de períodos intermedios, se deben observar los mismos criterios técnicos que se utilizan al elaborar los estados financieros de fin de ejercicio, sin menoscabo que se puedan utilizar estimaciones u otros métodos alternos, que permitan brindar la oportunidad requerida.
No obstante, esta información constituye una base para que el consejo de administración y el administrador de la copropiedad evalúen el comportamiento y los resultados parciales de la entidad, permitiendo tomar los correctivos necesarios sin esperar hasta el cierre del período contable anual, en el que se prepararán los estados financieros de propósito general, que serán presentados en la Asamblea General Ordinaria, debidamente certificados y, de ser aplicable, dictaminados, para su aprobación.
5. ¿No es posible obtener unos estados financieros contables con una periodicidad mensual, tres semanas después de que finalice el respectivo mes calendario?
Considerando que los estados financieros de períodos intermedios buscan satisfacer, entre otras, necesidades de los administradores y de las Autoridades que ejercen inspección, vigilancia o control, los mismos deben ser confiables y oportunos.
La confiabilidad de la información financiera se relaciona con su neutralidad, que pueda ser verificable y que los hechos económicos incorporados en los estados financieros correspondan a su esencia económica.
La oportunidad conlleva que la preparación de la información financiera se realice dentro de los plazos adecuados, de manera que permita tomar las decisiones en los términos requeridos.
En virtud de lo anterior, corresponderá a la administración establecer los términos en los cuales se deben realizar los cierres contables de períodos intermedios, estableciendo las políticas contables y de operación de la entidad, de suerte que cuente con la información necesaria para poder preparar los estados financieros de períodos intermedios.
En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.
Fuente:https://accounter.co/normatividad/alcance-de-los-terminos-revisar-y-aprobar-y-periodicidad-de-los-estados-financieros-concepto-ctcp-2026-182
