Solución Integral Empresarial

Validez de correos electrónicos como dirección procesal electrónica. Concepto 9481 DIAN de 2024

¿El administrado o su apoderado solo puede informar como dirección procesal electrónica un solo correo electrónico?

PROBLEMA JURÍDICO

En los términos de la Resolución DIAN 38 de 2020 ¿el administrado o su apoderado sólo puede informar como dirección procesal electrónica un solo correo electrónico?

PROBLEMA JURÍDICO 2

Si el administrado o su apoderado suministra simultáneamente más de un correo electrónico como dirección procesal electrónica y el acto administrativo se envía a la totalidad de los correos electrónicos; no obstante, la Administración recibe un aviso en el que se indica que no fue posible enviar el mensaje a uno de dichos correos electrónicos ¿es viable jurídicamente considerar que el acto administrativo se entiende notificado por haberse enviado satisfactoriamente a los demás correos electrónicos?

PROBLEMA JURÍDICO 3 Si el administrado o su apoderado suministra más de un correo electrónico como dirección procesal electrónica en el documento o memorial presentado, coincidiendo uno de ellos con la registrada en su RUT ¿el acto administrativo se debe notificar a todos los correos electrónicos excluyendo el registrado en el RUT por no corresponder a la dirección procesal?

TESIS JURÍDICA

No, en los términos de la Resolución DIAN 38 de 2020 el administrado o su apoderado pueden informar varias direcciones de correo electrónico como dirección procesal electrónica.

TESIS JURÍDICA 2

Cuando el administrado o apoderado suministra simultáneamente más de un correo electrónico como dirección procesal electrónica y el acto administrativo se envía a la totalidad de los correos electrónicos informados, este se entiende notificado con el primer envío satisfactorio a cualquiera de los correos electrónicos suministrados.

TESIS JURÍDICA 3

Cuando el administrado o apoderado suministra más de un correo electrónico como dirección procesal electrónica y uno de esos coincide con la registrada en su RUT, de acuerdo con lo dispuesto por el Consejo de Estado en sentencia del 10 de marzo de 2022 (24797), esta última debe excluirse por cuando no corresponde a una dirección procesal.

Descriptores Dirección procesal electrónica

Fuentes Formales ESTATUTO TRIBUTARIO DECRETO 624 DE 1989 ART. 564

ESTATUTO TRIBUTARIO DECRETO 624 DE 1989 ART. 566-1

RESOLUCIÓN 38 DEL 30 DE ABRIL DE 2020

Extracto

Notificación electrónica

Esta Subdirección está facultada para absolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN1. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 20192.

PROBLEMA JURÍDICO

En los términos de la Resolución DIAN 38 de 2020 ¿el administrado o su apoderado sólo puede informar como dirección procesal electrónica un solo correo electrónico?

TESIS JURÍDICA

No, en los términos de la Resolución DIAN 38 de 2020 el administrado o su apoderado pueden informar varias direcciones de correo electrónico como dirección procesal electrónica.

FUNDAMENTACIÓN

El artículo 564 del Estatuto Tributario indica lo siguiente:

ARTICULO 564. DIRECCIÓN PROCESAL. <Artículo modificado por el artículo 46 del Decreto Ley 2106 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Las decisiones o actos administrativos proferidos dentro de un proceso de determinación y discusión del tributo, pueden ser notificados de manera física o electrónica a la dirección procesal que el contribuyente responsable, agente retenedor o declarante señalen expresamente.

La notificación a la dirección procesal electrónica se aplicará de manera preferente una vez sea implementada por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). (Negrilla y subrayado fuera de texto)

Con el fin de dar cumplimiento a lo previsto en el inciso cuarto del artículo 563, el citado artículo 564, el parágrafo 4 del artículo 565 y el artículo 566-1 del Estatuto Tributario, el Director General de la DIAN profirió la Resolución No. 38 del 30 de abril de 2020, con el fin de aplicar la notificación electrónica e implementar la operatividad de este mecanismo.

Pues bien, los literales c y d de la Resolución en comento definen la dirección de correo electrónico y la dirección procesal electrónica, así:

c) Dirección de correo electrónico: Es la dirección electrónica de uso exclusivo y personal que reporta el administrado en el RUT, para recibir los mensajes y correos electrónicos que le remita la UAE-DIAN. La dirección de correo electrónico está compuesta por dos (2) partes: (i) un nombre de usuario y (ii) un nombre de dominio, que se presentan así: nombredeusuario@nombrededominio.extensión;

d) Dirección Procesal Electrónica. Es la dirección de correo electrónico que el Administrado o su apoderado señale expresamente dentro de un proceso de determinación y discusión del tributo, imposición de sanciones o de cobro. La notificación a la dirección procesal electrónica se aplicará de manera preferente sobre la dirección de correo electrónico informada en el RUT;

Si bien el artículo 564 del Estatuto Tributario y a lo largo de la Resolución 38 del 30 de abril de 2020 se observan referencias en singular respecto a las dos expresiones mencionadas, no es viable interpretarla en el sentido de restringir la dirección procesal electrónica a una sola dirección de correo electrónico. Lo anterior porque la norma no establece un límite o una prohibición expresa al respecto y en el marco de los procesos de determinación y discusión del tributo el contribuyente o su apoderado se pueden suministrar más de una dirección de correo electrónico como dirección procesal electrónica.

La simultaneidad de direcciones como dirección procesal ha sido reconocida por el Consejo de Estado en su jurisprudencia3, en los siguientes términos:

En el evento de que el contribuyente informe más de un sitio como “dirección procesal”, de la disposición no se desprende la obligación para la Administración de notificar el acto a “todas” las direcciones procesales suministradas. De manera que dirigido el envió a una de las direcciones suministradas, se considera que con ello el ente oficial da cumplimiento a la disposición (art. 564 E.T.), pues si bien la ley no prohíbe señalar más de una dirección, la conducta en tal sentido induce a que se presenten situaciones como la ocurrida, en las que la devolución no es imputable a la Administración… (Negrilla y subrayado fuera de texto)

Sobre el anterior pronunciamiento, es necesario precisar que ocurrió durante la vigencia del artículo 564 del Estatuto Tributario antes de que fuera modificado por el artículo 46 del Decreto Ley 2106 de 20194. Sin embargo, la sentencia citada resulta pertinente bajo el entendido de que este se refiere al supuesto en el cual el contribuyente suministra varias direcciones como dirección procesal, con independencia de si estas son físicas o electrónicas, de acuerdo con la versión actual del artículo 564 ibidem.

Además de lo señalado, en el concepto 051923 de 31 de mayo de 2000 se resolvió el siguiente problema jurídico: “¿Los actos administrativos proferidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en materia tributaria, pueden ser notificados simultáneamente a varias direcciones que conozca o establezca la Administración?”. En esta oportunidad, la Subdirección de Normativa y Doctrina de la DIAN se pronunció en los siguientes términos:

Bien es sabido que ningún acto produce efectos antes de haberse notificado, por consiguiente, puede válidamente la Administración a efectos de vincular al interesado al proceso, acudir a los varios mecanismos que la Ley le da para notificar sus actos. La posibilidad de enviar la actuación a las varias direcciones que reposen en las dependencias de impuestos no es excluyente ni subsidiaria, sino que puede ser ejercida coetáneamente de que el acto sea notificado en la forma como lo prevén las disposiciones tributarias.

Pretender que si a pesar de tal manera que se garantice conocer distintas direcciones, se surta la notificación solo con una de ellas, sería limitar el accionar del ente fiscal y permitir que no obstante tal situación, pudieran precluirse términos en detrimento no solo de la Entidad sino de los particulares. (Subrayado fuera del texto)

En el pronunciamiento de esta Dependencia se da prevalencia al principio de publicidad y a garantizar la notificación de la decisión o del acto administrativo correspondiente, mediante su notificación simultánea a las direcciones que reposan en las dependencias de la Administración o que, de cualquier manera, esta conozca; verbigracia, como sucede en el supuesto de la dirección procesal cuando el contribuyente o apoderado solicita expresamente la notificación de los actos administrativos a determinada (s) direcciones electrónicas.

En lo concerniente al principio de publicidad, la Corte Constitucional en sentencia C-957 de 1999 (MP Álvaro Tafur G.)5 precisó:

“El Estado de derecho se funda, entre otros principios, en el de la publicidad, el cual supone el conocimiento de los actos de los órganos y autoridades estatales, en consecuencia, implica para ellos desplegar una actividad efectiva para alcanzar dicho propósito; dado que, la certeza y seguridad jurídicas exigen que las personas puedan conocer, no sólo de la existencia y vigencia de los mandatos dictados por dichos órganos y autoridades estatales, sino, en especial, del contenido de las decisiones por ellos adoptadas

(…)

En este orden de ideas, la Carta Política establece la publicidad como principio rector de las actuaciones administrativas, para lo cual, de conformidad con lo preceptuado en su artículo 209, en conocimiento de sus destinatarios los actos administrativos, con el fin, no sólo obliga a la administración a poner de que éstos se enteren de su contenido y los observen, sino que, además, permita impugnarlos a través de los correspondientes recursos y acciones6.

En esta medida, el principio de publicidad, entendido como el conocimiento de los hechos, se refiere a que las actuaciones de la administración -en general-, puedan ser conocidas por cualquier persona, aún más cuando se trata de actos de la administración que los afectan directamente… (Subrayado fuera de texto)

En los términos citados por la Honorable Corte Constitucional, puede concluirse que la notificación de los actos administrativos conlleva la satisfacción del principio de publicidad7, pues se convierte en la actuación mediante la cual la Administración le da a conocer al contribuyente o su apoderado el contenido y la decisión que adopta a través de ellos, momento en el cual, esta se vuelve oponible, otorgando legitimidad a la actuación administrativa.

En este orden de ideas, una interpretación literal del artículo 564 del Estatuto Tributario y, por consiguiente, un entendimiento de la Resolución 38 del 30 de abril de 2020 que limite el número de direcciones electrónicas que puedan suministrar el administrado o su apoderado como dirección procesal electrónica sería violatorio del principio de publicidad y del derecho al debido proceso, máxime cuando en virtud de la autonomía de la voluntad de los sujetos mencionados estos deciden informar determinado número de direcciones electrónicas para ser notificados de los actos y decisiones proferidos por la Administración.

PROBLEMA JURÍDICO 2

Si el administrado o su apoderado suministra simultáneamente más de un correo electrónico como dirección procesal electrónica y el acto administrativo se envía a la totalidad de los correos electrónicos; no obstante, la Administración recibe un aviso en el que se indica que no fue posible enviar el mensaje a uno de dichos correos electrónicos ¿es viable jurídicamente considerar que el acto administrativo se entiende notificado por haberse enviado satisfactoriamente a los demás correos electrónicos?

TESIS JURÍDICA 2

Cuando el administrado o apoderado suministra simultáneamente más de un correo electrónico como dirección procesal electrónica y el acto administrativo se envía a la totalidad de los correos electrónicos informados, este se entiende notificado con el primer envío satisfactorio a cualquiera de los correos electrónicos suministrados.

FUNDAMENTACIÓN

Teniendo en cuenta la respuesta al problema jurídico anterior, cuando el administrado o su apoderado suministre simultáneamente más de un correo electrónico como dirección procesal electrónica, la Administración debe enviar el acto administrativo correspondiente a todas y cada uno de correos electrónicos informados.

Sin embargo, esto no implica que la Administración este obligada a garantizar que el acto administrativo se reciba de cada una de cada una de las direcciones electrónicas suministradas por el contribuyente o su apoderado, para que se cumpla con el objetivo del acto de notificación. En este caso, siempre que el acto administrativo se envíe satisfactoriamente al menos a una de las direcciones electrónicas que aquellos hayan informado, este debe entenderse notificado, pues de esta manera se garantiza el cumplimiento del principio de publicidad y se garantiza el derecho al debido proceso.

En este punto conviene tener en cuenta que es obligación del administrado verificar y constatar que la dirección o las direcciones de correo electrónico que suministre sean reales, estén vigentes y sean correctas, de esta manera se asegura el objetivo de la dirección procesal consistente en que se le facilite al interesado ejercer un control de las actuaciones en las cuales interviene ante la Administración Tributaria, de esta manera lo reconoció el Consejo de Estado en sentencia del 10 de marzo de 2022 (24797): “… Por tratarse de una posibilidad especial, que se le concede al contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, “a efectos de mantener el control de los procesos de determinación de impuestos, es lógico que sólo opere ante la manifestación expresa del interesado, de ser notificado en una dirección procesal diferente a la que figura en el RUT…”

PROBLEMA JURÍDICO 3

Si el administrado o su apoderado suministra más de un correo electrónico como dirección procesal electrónica en el documento o memorial presentado, coincidiendo uno de ellos con la registrada en su RUT ¿el acto administrativo se debe notificar a todos los correos electrónicos excluyendo el registrado en el RUT por no corresponder a la dirección procesal?

TESIS JURÍDICA 3

Cuando el administrado o apoderado suministra más de un correo electrónico como dirección procesal electrónica y uno de esos coincide con la registrada en su RUT, de acuerdo con lo dispuesto por el Consejo de Estado en sentencia del 10 de marzo de 2022 (24797), esta última debe excluirse por cuando no corresponde a una dirección procesal.

FUNDAMENTACIÓN

En sentencia del 10 de marzo de 2022 (24797) el Consejo de Estado se pronunció sobre el alcance del artículo 564 del Estatuto Tributario, indicando que esta disposición es aplicable al procedimiento administrativo tributario, no solo al procedimiento de determinación y discusión del tributo. Adicionalmente, indicó que se trata de una disposición especial en el régimen de notificaciones en materia tributaria que:

«[..] permite a los contribuyentes, responsables, agentes retenedores o declarantes suministrar como dirección procesal otra diferente a la que figura en el RUT, a efectos de mantener el control de los procesos de determinación de impuestos. En esa medida, esa dirección podría corresponder a la dirección de los apoderados o a una dirección del contribuyente, responsable o agente retenedor que no coincida con la que obligatoriamente se debe suministrar en el RUT. Por eso, el citado artículo exige que se notifique a esa dirección si se la ha suministrado expresamente […]».8

(…) Así, la especialidad consagrada en la norma, a la que ha aludido esta Sección en distintos pronunciamientos, radica en que se otorga la posibilidad de informar una dirección diferente a la consignada en el RUT, pues el hecho que sean coincidentes descarta que se trate de el hecho de que una dirección procesal. Por lo tanto, el deber de atención de la Administración -al que se refiere la misma norma- implica verificar, cuando el contribuyente ejerce esta opción que, en realidad, se está ante una dirección distinta a la registrada en el RUT, puesto que se debe asegurar que el contribuyente conozca el contenido de las decisiones de la Administración y, en esa medida, se materialice el principio de publicidad y, por esa vía, el debido proceso… (Negrilla y subrayado fuera de texto)

De acuerdo con lo expuesto en el pronunciamiento citado, el Consejo de Estado establece la obligación para la Administración Tributaria de verificar en todos los casos que la dirección o las direcciones electrónicas suministradas por el administrado o su apoderado no corresponda a la que aparezca registrada en su RUT, pues de ser así, no se cumpliría el presupuesto fundamental para la existencia de una dirección procesal.

En el caso planteado en este problema jurídico, en los términos del artículo 564 del Estatuto Tributario, del literal d del artículo 2 y del literal a del artículo 6 de la Resolución DIAN 38 de 2020, y según lo expuesto por la sentencia citada del Consejo de Estado, en caso de que una de las direcciones electrónicas suministradas por el administrado o su apoderado corresponda a la que aparezca registrada en su RUT, esta deberá excluirse y el acto administrativo deberá enviarse a las demás.

En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.

__________________________________

1 De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.

2 De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.

3 Sentencia del 24 de abril de 1998, Sección Cuarta, SCA, CE (NI 8819)

4 ARTÍCULO 564. Si durante el proceso de determinación y discusión del tributo, el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, señala expresamente una dirección para que se le notifiquen los actos correspondientes, la Administración deberá hacerlo a dicha dirección.

5 Citada en la sentencia C-96 del 31 de enero de 2001

6 Sentencia T-420 de 1998 (MP Antonio Barrera C.)

7 En efecto, la Corte Constitucional reconoce que una de las formas en las que se concreta este principio es a través de las notificaciones, así lo precisó en la sentencia C-012 de 2013: “Precisamente, una de las formas en las que se concreta el principio de publicidad es a través de las notificaciones, actos de comunicación procesal que garantizan el “derecho a ser informado de las actuaciones judiciales o administrativas que conduzcan a la creación, modificación o extinción de una situación jurídica o a la imposición de una sanción…”

8 Sentencia del 24 de mayo de 2012, Exp. 17705, CP. Hugo Fernando Bastidas Bárcenas, reiterada en las sentencias del 29 de octubre de 2014, Exp. 19473, CP. Jorge Octavio Ramírez Ramírez, y del 8 de junio de 2017, Exp. 20254, CP. Stella Jeannette Carvajal Basto.

Fuente:https://accounter.co/normatividad/validez-de-correos-electronicos-como-direccion-procesal-electronica-concepto-9481-dian-de-2024.html

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