Solución Integral Empresarial

Registro de situación de control – controlante extranjera. Oficio 220-042769 Supersociedades de 2024

Obligación de revelar la situación de control o grupo empresarial y formalidades.

Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia mediante la cual, previas las consideraciones allí expuestas, formula una consulta relacionada con el tema del asunto en los siguientes términos:

“(…) necesito información de la inscripción de una situación de control en el registro mercantil. la sociedad controlante es extranjera, debe presentar el certificado de existencia de la sociedad extranjera expedido por la autoridad competente, debidamente apostillado y con la correspondiente traducción si es del caso para validar la representación legal. fundamento jurídico: numeral 6.14.1 de la circular básica jurídica de la superintendencia de sociedades del 12 de julio de 2022.” (SIC)

Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad.

“(…) Con el alcance indicado, y para dar respuesta a la inquietud planteada, esta Oficina procede a efectuar las siguientes consideraciones de índole general:

1. La Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, indica lo siguiente:

TÍTULO II. OBLIGACIONES PARA REVELAR LA SITUACIÓN DE CONTROL Y/O GRUPO EMPRESARIAL

7.7. Obligación de revelar la situación de control o grupo empresarial y formalidades. Le corresponde a la matriz o controlante calificar el cumplimiento de los supuestos para declarar la situación de control por subordinación o la existencia del grupo empresarial.

Tanto la situación de control, como la situación de grupo empresarial o cualquier modificación al respecto, debe ser inscrita ante el registro mercantil de la cámara de comercio de la respectiva circunscripción, dentro de los 30 días siguientes a la configuración de la situación de control o del grupo empresarial. Ello, porque se trata de las dos situaciones particulares definidas por la ley, en las cuales se verifican relaciones entre las matrices o controlantes y las sociedades subordinadas, con efectos y consecuencias jurídicas que son de alguna manera distintas en cada caso. 

La inscripción debe efectuarse mediante la presentación de un documento privado que contenga el nombre, domicilio, nacionalidad, actividad de los vinculados, señalándose, además, la respectiva presunción que da lugar a la situación de control, o grupo empresarial, de acuerdo con lo señalado en las leyes vigentes.

De acuerdo con lo expresado, la sociedad matriz, lo mismo que las sociedades subordinadas en cada caso, deberán proceder a efectuar la inscripción del documento privado ante la cámara de comercio de su circunscripción, dando también cumplimiento a las demás obligaciones que se derivan de su carácter.

7.8. Criterios que deben cumplirse para la inscripción de la situación de control o grupo empresarial. Para el adecuado cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, las matrices o controlantes nacionales o extranjeras, deben tener en cuenta los siguientes criterios:

7.8.1. Revelar el controlante real. De acuerdo con el artículo 260 del Código de Comercio, deberá revelarse como controlante a aquella persona que tenga el poder de decisión sobre una sociedad, bien sea de forma directa o indirecta; por ello, no se debe limitar a inscribir a una persona que esté en la mitad de la estructura empresarial pues esto constituiría un registro incompleto.

7.8.2. Determinar si la modalidad de control es individual o conjunto.

7.8.3. Indicar la fecha de configuración del control, que es fundamental para determinar la oportunidad en el cumplimiento de la obligación de revelación.

7.8.4. Relacionar todas las sociedades vinculadas al grupo empresarial o situación de control.

7.8.5. Incluir en la revelación de la situación de control o grupo empresarial a las sociedades en liquidación, cuando sea procedente.

7.8.6. Indicar las entidades por medio de las cuales se ejerce el control, en los casos de control indirecto.

7.8.7. De igual manera, es preciso señalar que no constituyen excepciones para el cumplimiento de la obligación de inscripción de la situación de control o grupo empresarial, las siguientes circunstancias:

a. Temporalidad: La ley no establece condiciones de carácter temporal para la configuración del control; por ello, el control puede presentarse por un periodo corto o largo tiempo, siempre que se den los presupuestos de que tratan los artículos 260 y 261 del Código de Comercio y, en esa misma forma, se debe cumplir con la obligación de registro. La intención de vender acciones en un tiempo determinado no exonera al controlante o matriz del deber de revelar en el registro mercantil el control durante el periodo en que se encuentre incurso en tal situación.

b. El tamaño de la matriz o las sociedades vinculadas: El cumplimiento de la obligación no está condicionado al volumen de activos, patrimonio o ingresos de la matriz o de los sujetos vinculados. 

7.13. Obligaciones del grupo empresarial con matriz extranjera. Cuando las subordinadas residentes en el país están sujetas a las políticas y procedimientos que imparte la casa matriz en el exterior, se puede concluir que respecto de las mismas se podrían verificar los supuestos de grupo empresarial.

En consecuencia, proceden las obligaciones legalmente señaladas y recogidas en el presente capítulo, que se aplicarán según el tipo de entidad matriz o controlante.

De los efectos legales derivados del carácter de matriz o controlante extranjera con operaciones en Colombia, se resaltan los siguientes:

7.13.1. La elaboración del documento privado que contenga la declaración de la situación de control o grupo empresarial y la inscripción del mismo y de toda modificación en el registro mercantil de la cámara de comercio correspondiente al domicilio de cada una de las subordinadas.” (Subrayado fuera del texto).

Sin perjuicio de lo anterior, la Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022 de las Instrucciones a las cámaras de comercio indica:

“1.1.7. Formalidades de los documentos sujetos a registro. Las cámaras de comercio no podrán exigir originales o fotocopias autenticadas de los documentos que se presentan para registro, ni tampoco exigir que se autentiquen las firmas de quienes suscriben los documentos sujetos a registro, salvo las excepciones previstas en la ley (por ejemplo, se podrán radicar copias simples, sin presentación personal, de los documentos que informen situación de control, grupo empresarial, certificados de revisor fiscal, mutaciones, documentos que se adjuntan al formulario del Registro Único de Proponentes (RUP) para soportar los datos que se relacionan en el formulario, incluyendo en este último caso, los estados financieros de las sociedades nacionales y extranjeras, entre otros).”

Por su parte, es importante advertir que el artículo 823 del Código de Comercio señala lo siguiente:

“ARTÍCULO 823. Los términos técnicos o usuales que se emplean en documentos destinados a probar contratos u obligaciones mercantiles, o que se refieran a la ejecución de dichos contratos u obligaciones, se entenderán en el sentido que tengan en el idioma castellano.

Cuando se hayan utilizado simultáneamente varios idiomas, se entenderán dichos términos en el sentido que tengan en castellano, si este idioma fue usado; en su defecto, se estará a la versión española que más se acerque al significado del texto original.

El sentido o significado de que trata este artículo es el jurídico que tenga el término o locución en el respectivo idioma, o el técnico que le dé la ciencia o arte a que pertenezca o finalmente el sentido natural y obvio del idioma a que corresponda.”. (Subrayado fuera del texto)

De lo dicho hasta aquí, se puede concluir que la inscripción de una situación de control de una sociedad extranjera debe realizarse de acuerdo con las disposiciones establecidas en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades y la Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022, que proporcionan una guía detallada sobre las formalidades y los plazos para llevar a cabo este proceso.

Según lo dispuesto en la Circular Básica Jurídica, específicamente en el Título II sobre Obligaciones para revelar la situación de control y/o grupo empresarial, corresponde a la matriz o controlante determinar si se cumplen los supuestos para declarar la situación de control por subordinación o la existencia del grupo empresarial.

Una vez verificados estos supuestos, se debe proceder a la inscripción ante el registro mercantil de la cámara de comercio correspondiente en un plazo no mayor a 30 días siguientes a la configuración de la situación de control o del grupo empresarial. La inscripción se realiza mediante la presentación de un documento privado que contenga información detallada sobre la situación de control, incluyendo el nombre, domicilio, nacionalidad y actividad de los vinculados, así como la presunción que da lugar a la situación de control, de acuerdo con la normativa vigente. Es importante destacar que no se requiere presentar originales o fotocopias autenticadas de los documentos, ni autenticar las firmas de quienes suscriben los documentos sujetos a registro, de acuerdo con lo establecido en la Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022.

Además, para garantizar la transparencia y la adecuada revelación de la situación de control, es necesario cumplir con los criterios establecidos en la Circular Básica Jurídica, como revelar el controlante real, determinar si la modalidad de control es individual o conjunta, indicar la fecha de configuración del control, relacionar todas las sociedades vinculadas al grupo empresarial o situación de control, entre otros requisitos mencionados en la normativa.

A su vez, de conformidad con el artículo 823 del Código de Comercio, los documentos correspondientes que deberán allegarse a la Cámara de Comercio para ser registrados, deberán entregarse traducidos al castellano, en caso de que los mismos se encuentren en idioma diferente a éste.

En resumen, la inscripción de una situación de control de una sociedad extranjera debe realizarse de manera oportuna y completa, cumpliendo con los plazos y formalidades establecidos en la normativa, con el fin de garantizar la transparencia y la legalidad en las relaciones empresariales.

En los anteriores términos se ha atendido su inquietud. Se pone de presente que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia los cuales también podrá ubicar en la herramienta tecnológica Tesauro.

Fuente:https://accounter.co/normatividad/registro-de-situacion-de-control-controlante-extranjera-oficio-220-042769-supersociedades-de-2024.html

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