Solución Integral Empresarial

Asunto pérdida y reconstrucción de libros de actas. Oficio 220-184900 Supersociedades de 2023

Conforme a lo previsto por el Art. 18 del anexo 6 del DUR 2420 de 2015, es obligación de los entes económicos el denunciar la pérdida, extravío, destrucción o hurto de sus libros.

Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número de la referencia por medio de la cual plantea las siguientes inquietudes:

“(…) PRIMERA: Solicito a esa Superintendencia su concepto respecto a la aplicabilidad del Artículo 30 del Decreto 19 de 2012 dentro del trámite de pérdida y reconstrucción de libros, establecido en el Artículo 18 del Anexo 6 del Decreto 2270 de 2019.

SEGUNDA: Solicito a esa Superintendencia comunicar a las autoridades su postura y/o concepto frente a la aplicación del Artículo 30 del Decreto 19 de 2012 dentro del trámite de pérdida y reconstrucción de libros establecido en el Artículo 18 del Anexo 6 del Decreto 2270 de 2019. (…)”.

Previamente a atender sus inquietudes, debe señalarse que esta Superintendencia, con fundamento en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo, por lo cual sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad.

Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos:

Para responder la primera inquietud relacionada en el escrito de consulta, basta con remitirse al Oficio 220-1282601 del 29 de junio de 2023 proferido por esta Oficina, que aborda por completo el tema consultado:

“(…) Conforme a lo previsto por el artículo 18 del anexo 6 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, es obligación de los entes económicos el denunciar la pérdida, extravío, destrucción o hurto de sus libros y papeles de comercio ante las Autoridades competentes.

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1 COLOMBIA, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-128260 (29 de junio del 2023). Asunto: Es obligación de los entes económicos denunciar la pérdida, extravío, destrucción y/o hurto de sus libros y papeles de comercio ante las autoridades competentes conforme a lo previsto en el artículo 18 del anexo 6 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/XkCvLIkBVXsUG3mm9vaU

Ahora bien, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública C.T.C.P., mediante Concepto 2021-0532 del 03 de septiembre de 2021, señaló lo siguiente: “(…) Mediante el concepto 2020-07341 el CTCP, con relación a la reconstrucción de la contabilidad, concluyó: “(…)

La obligación de llevar la contabilidad en todo negocio es del comerciante tal como lo establece el artículo 19 del Código de Comercio; si se trata de una persona jurídica también le asiste la responsabilidad como lo señala el artículo 45 de la Ley 190 de 1995, correspondiéndole a los administradores el cumplimiento de los deberes ordenados por el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 y por tanto al Contador en su condición de asesor o consultor contable, contador del ente económico o jefe de contabilidad, le corresponde prestar sus servicios profesionales en los términos que se hayan acordado en el contrato respectivo. (…)

El Decreto 2270 de 2019 incorpora en su anexo No. 6-2019 a partir del artículo 17 en relación con la conservación, destrucción y reconstrucción de la contabilidad por pérdida de ésta, las pautas generales a partir que deben seguirse, al cual recomendamos acudir para su aplicación o recomendación en cuanto al representante legal de la empresa, (…)”.

De acuerdo a lo expuesto en el concepto, la responsabilidad de llevar la contabilidad en una persona jurídica es de los administradores; el contador es un preparador de la información. Ahora en el Anexo 6 del DUR 2420 de 2015, se enuncia el manejo por la pérdida y reconstrucción de los libros.

Respecto de la reconstrucción de la contabilidad, complementamos lo siguiente:

Situación ComentarioSituación Comentario
¿Qué hacer cuando existe una pérdida de los libros de contabilidad?Debe denunciarse la situación ante las autoridades competentes (lo anterior también incluye la pérdida de la base de datos del programa contable). Art. 18, anexo 6, DUR 2420 de 2015.
¿Qué tiempo tiene una entidad para reconstruir los libros de contabilidad?La información financiera debe reconstruirse dentro de los seis meses siguientes a su pérdida.
¿Qué procedimiento debe utilizarse para la reconstrucción?La contabilidad puede reconstruirse utilizando los comprobantes de egreso impresos (comprobantes de egresos, recibos de caja, etc.,), copias de seguridad anteriores, estados financieros certificados y dictaminados de periodos anteriores, auxiliares de cuentas impresos o almacenados otros medios, soportes de proveedores y clientes, entre otros.
¿Qué sucede cuando no es posible reconstruir la contabilidad a partir de documentos?Debe realizarse un inventario de activos y pasivos a una fecha de corte, y tomarse como saldo inicial en la fecha del inventario.

Adicionalmente el Consejo Técnico de la Contaduría Pública C.T.C.P., mediante Concepto 2022-0389 del 21 de julio de 2022, también precisó sobre el tema lo siguiente:

“(…) CONSULTA (TEXTUAL)

“Buenas tardes el presente correo es para solicitar información sobre el caso de una entidad, a la cual se le extravió toda la información contable desde el año 2019, esto por causa de muerte del contador público quien llevaba la contabilidad. Solicitamos orientación ante esta situación que se debe realizar o ante qué entidad se debe interponer la denuncia”

(…) Los pasos a seguir para el evento consultado que se le recomiendan son:

  • Informar del fallecimiento del contador, directamente a la UAE-Junta Central de Contadores como autoridad disciplinaria de la profesión contable y la encargada del registro, inspección y vigilancia de los contadores y entidades prestadoras de servicios contables, con el fin que cancele de oficio la inscripción al registro profesional correspondiente.
  • Denunciar la pérdida, extravío o destrucción de los libros y papeles de contabilidad ante la Policía Nacional o ante la fiscalía general de la Nación. (Subraya y Negrilla fuera de texto) 444
  • Reconstrucción inmediata de los libros (debió hacerse dentro de los seis meses siguientes a su pérdida), tal como de manera expresa lo menciona el anexo 6 del DUR 2420 de 2015 – Normas sobre Sistema Documental:

“Artículo 18. Pérdida y reconstrucción de los libros. El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso. Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes. Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros. Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición”.

Es decir que conforme a lo previsto en el artículo 18 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015, el ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío, destrucción o hurto de sus libros y papeles de comercio.

Ahora bien, el Decreto 19 de 2012, en su artículo 30 prescribe lo siguiente en cuanto a la pérdida de documentos:

“ARTÍCULO 30. Denuncia por pérdida de documentos. Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación de denuncia por pérdida de documentos con el fin de tramitar la expedición del duplicado o remplazo correspondiente, para lo cual bastará la afirmación del peticionario sobre tal circunstancia, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad del juramento. Lo previsto en el presente artículo no aplicará a los documentos de identificación de los miembros de la fuerza pública y de los cuerpos de seguridad del Estado.

La Policía Nacional de Colombia, en su página de internet anuncia a la comunidad en general el por qué no es necesario realizar el reporte de pérdida de documentos ante dicha Entidad, ante lo cual se citan algunos de los apartes que aparecen publicados en su página en torno de dicha advertencia, así:

“(…)

En caso de pérdida, deterioro, daño o cualquiera otra circunstancia que se pueda presentar con sus documentos al no requerirse “la constancia de perdida de documentos”, se debe adelantar los trámites necesarios ante las entidades correspondientes para su reposición o duplicado, como por ejemplo, en caso de pérdida daño o deterioro de su cedula de ciudadanía o de su tarjeta de identidad, debe realizarlo ante la Registradora Nacional del Estado Civil, en caso de su pasaporte, ante las oficinas dispuestas por la cancillería, en casi de su libreta militar ante su Distrito Militar de su municipio, en caso de licencias de conducción ante el Organismo de transito de su ciudad, en caso de tarjetas de crédito ante el respectivo banco y así sucesivamente.”.

Con base en lo expuesto, es posible identificar, entre otras, las siguientes conclusiones:

  • Es obligación de los entes económicos el denunciar la pérdida, extravío, destrucción o hurto de sus libros y papeles de comercio ante las Autoridades competentes conforme a lo previsto en el artículo 18 del Anexo 6 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, esto en concordancia con lo precisado y definido por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública C.T.C.P.
  • La previsión contenida en el artículo 30 del Decreto 19 de 2012, es de carácter general y no tiene la virtualidad de modificar el procedimiento de denuncia por perdida, extravío, destrucción o hurto de los libros y papeles de comercio ante las autoridades competentes (cualquiera que sea de acuerdo con sus funciones), en concordancia con lo establecido y exigido por el régimen especial previsto en el artículo 18 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015, en razón de que es norma especial y posterior.
  • Las autoridades competentes recepcionarán las denuncias por perdida, extravío, destrucción o hurto de los libros y papeles de comercio de los entes económicos, conforme al ámbito de aplicación del régimen previsto en el artículo 18 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015 (norma especial y posterior). Sin perjuicio de lo anterior, es preciso recordar el principio de derecho relativo a que “nadie está obligado a lo imposible”, por lo cual si no es posible realizar las denuncias respectivas, dicha situación deberá probarse suficientemente, para cumplir con las disposiciones respectivas. (…)”

Ahora bien, en lo que tiene que ver con el segundo punto, es preciso informar la improcedencia de la solicitud, toda vez que la postura principal mencionada en este oficio, así como los documentos señalados en el mismo, se encuentran publicados en la página WEB de esta entidad cumpliendo así con los postulados de la Ley 1712 de 2014.

De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal las inquietudes planteadas, reiterando que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011. Adicionalmente, se informa al peticionario que en la página web de esta entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que esta entidad ha emitido sobre las materias de su competencia, los cuales también podrá consultar en la herramienta tecnológica Tesauro.

Fuente:https://accounter.co/normatividad/asunto-perdida-y-reconstruccion-de-libros-de-actas-oficio-220-184900-supersociedades-de-2023.html?mc_cid=eacc7c473f&mc_eid=de91200d8e

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